Digitale Tools in der Veranstaltungsbranche

Die Meetingbranche ist sehr heterogen – auch mit Blick auf digitale Tools und Services. Es gibt sehr viele Software-Anbieter. Das wird schon deutlich, wenn wir uns allein die schiere Anzahl der Eventmanagement-Software-Anbieter ansehen. Ob das so bleibt? Wir werden es sehen. Auch ich halte es für wahrscheinlich, dass sich der Markt konsolidieren wird. Ahnlich wie bei den Fernreisebussen.

Schauen wir uns kurz die Abnehmerseite an. Die User, also sowohl die Eventplaner als auch die Eventteilnehmer, sind sehr unterschiedlich bei der Nutzung digitaler Tools. Da gibt es – wie in vielen anderen Branchen wahrscheinlich auch – die early Adopters. Das sind die, die sofort auf technische Neuerungen anspringen. Und es gibt auch die late Majority, also die, die gedruckte Konferenzprogramme und klassische Vortragsformate bevorzugen.

Laut einer Studie von Xing-Events nutzen mittlerweile immerhin 76 Prozent der Veranstaltungsplaner digitale Tools für ihr Eventmanagement und für die Eventvermarktung. Allerdings so die Studie weiter, sind es die Standardlösungen wie E-Mail, Website und Social-Media, welche die Veranstaltungen vermarkten sollen. Innovative Lösungen wie Content Marketing oder virales Marketing ist in der Breite noch nicht angekommen.

Herausforderungen bei der Nutzung digitaler Tools

Während viele von einer gemeinsamen MICE-Branche, also der Branche für Meetings, Incentives, Conferences und Events sprechen, unterscheiden sich die einzelnen Veranstaltungen doch sehr. Sowohl mit Blick auf ihre Ziele, Zielgruppen, Eventformate als auch mit Blick auf die eingesetzte Technik.

Da sehe ich Veranstalter und Locations, die viele der neuen Technologien ausprobieren. Sie setzen VR- und AR-Technik ein, nutzen Instant-Booking-Plattformen, probieren Facial Recognition für die Einlasskontrolle, sind in den Sozialen Netzwerken sehr aktiv. Sie betreiben Blogs, E-Mail-Marketing, beschäftigen sich mit SEO und SEA, Influencer-Marketing. Manch einer sogar mit Messenger-Marketing. Ebenso bedienen sie sich der Kollaborationsplattformen, installieren Chatbots auf der eigenen Website, nutzen Votingtools, Matching-Apps, digitale Kongresstaschen und Tools fürs Leadmanagement.

Das alles gehört für manche in der Veranstaltungsbranche zum Standard. Andere widerum haben noch nicht einmal den Schritt zu einem Online-Anmeldetool gemacht.

Neue Technologien klopfen schon an die Tür

Und schon klopft eine neue Technologie an die Tür. Sprachassistenten. Gerade im Privaten erfreuen sie sich schon heute wachsender Beliebtheit. Erst vor wenigen Tagen war es soweit: Amazon hat angekündigt, seinen Sprachassistenten Alexa in die Hotelbranche zu bringen. Wer heute schon in seinem Wohnzimmer Alexa als Spracheingabetool nutzt, kann das auch bald im Hotel tun. Die Gäste sollen über Alexa per Sprachbefehl beispielsweise den Zimmerservice bestellen, Handtücher ordern oder auch Licht und Klimaanlage steuern können. Zu Beginn in den Marriot-Häusern. Damit hält Amazon und der Sprachassistent Alexa in der Hotellerie Einzug. Wäre das auch für die Eventbranche interessant?

Chancen für Voice Assistants in der Eventbranche

Und wenn immer mehr Menschen mit Sprachassistenten agieren, ist es nur eine Frage der Zeit bis sie auch Alexa, Cortana, Siri oder den Google Assistant nach Eventtickets für Konzerte, Kongresse oder Messen fragen. Sprachassistenten wie Alexa & Co. sind daher für die digitalen Vorreiter sicherlich ebenfalls eine spannende Option – fürs Marketing oder als Kundenservice.

Nachdem Amazon die Hotellerie erobern will, hat das Unternehmen seinen Shop vor wenigen Tagen für “alle” geöffnet. Nun können auch Eventtech-Anbieter Skills programmieren, so dass Veranstalter Tickets über Alexa & Co. verkaufen können.

Vorteile der Spracheingabe

Eine berechtigte Frage lautet: Warum sollten Teilnehmer überhaupt Tickets über Sprachassistenten kaufen?

Nachteile von Spracheingabe

Audio ist jedoch nur eindimensional, denn zu einem festen Zeitpunkt kann ich nur eine Information aufnehmen.

Visuell können Menschen viel mehr aufnehmen. Das bedeutet für Eventmanager, die Tickets verkaufen: Sie können mit Hilfe von visuellen Medien/Kanälen durchaus verschiedene Ticketkategorien anbieten. Der User erfaßt das auf einen Blick und hat kein Problem damit.

Müsste mir ein Sprachassistent alle Ticketkategorien nacheinander vorlesen und anbieten, dauerte dies einfach sehr lange. Das erinnert mich ein wenig an meine ersten Besuche in amerikanischen Coffee Shops – mit den unzähligen Kaffeevariationen. Außerdem funktioniert die Spracherkennung noch nicht fehlerfrei. Das mag sowohl an ähnlich klingenden Worten liegen als auch an unserer mehr oder weniger deutlichen Aussprache und dialekt gefärbten Sprachbefehlen.

Der Mix könnte eine Lösung sein

Vielleicht ist daher ein kombinierter Einsatz von Spracheingabe und visueller Information sinnvoll. Also wenn wir also einen Bildschirm mit einem Echo Dot kombinieren. Denken wir nur mal an die kompliziert zu bedienenden Fahrkartenautomaten der DB und ÖPNV. Wie schon erwähnt: Mit Sprache sind wir einfach viel schneller bei der Eingabe.

Voice als weitere Eingabemöglichkeit

Voice wird künftig sehr wahrscheinlich einfach eine weitere Eingabemöglichkeit sein. Diese Technologie bietet sich an, wenn wir schnell einfach strukturierte Informationen erhalten wollen.

In der Meetingbranche könnten diese strukturierten Informationen zum Beispiel der Inhalt der heutigen FAQ-Listen auf den Event-Webseiten sein:

Außerdem könnte die charmante Stimme von Alexa dank ihres Timers redselige Referenten an den Ablauf ihrer Vortragszeit erinnern. Das wäre doch etwas 😉

Oder wir könnten per Sprachsteuerung Licht, Temperatur, Jalousien oder andere Technik steuern. Da dürfen wir dann noch mal darüber nachdenken, ob wir den Sprachassistenten  zuvor auf einige ausgewählte Stimmen trainieren. Schließlich soll doch nicht jeder das Licht an und ausschalten oder die Temperatur regeln können, oder?

Auf der Veranstaltung selbst können Sprachassistenten wohl eher in ruhigen Räumen Anwendung finden. In einem Tagungszentrum oder in einer Hotellobby würde ich wohl keinen Sprachassistenten aufstellen. Voice braucht einfach, jedenfalls Momentan, eine ruhige Umgebung. Habe ich diese, kann ich mir auch hier den Einsatz dieser Technologie vorstellen. Beispielsweise in den Hotelzimmern, in VIP-Lounges oder aber auch in den Toiletten –  zur Steuerung des Lichts.

After Sales dank Sprachassistenten

Eine weitere Einsatzmöglichkeit, die ich mir für Sprachassistenten sehr gut vorstellen kann, ist der Verkauf von einfachen Produkten, beispielsweise die Eventdokumentation. Hier gilt die gleiche Prämisse wie beim Eventmarketing: Das Angebot muss sehr einfach strukturiert sein.

Fazit:

Sprachassistenten werden uns in den kommenden Jahren häufiger begleiten als bisher. Auch die Eventbranche kann diese Technologie nutzen, vor allem um mit einfach strukturierten Informationen schnell beim Kunden Gehör zu finden.

Über die Autorin

Katrin Taepke bloggt auf www.micestens-digital.de und ist Eventprofi mit Leidenschaft für Digitalisierung und interaktive Eventformate. Seit mehr als 20 Jahren organisiert sie Events unterschiedlichster Größe und Ausrichtung. Ihr Credo: Rettet die Welt vor frontaler Vortragsbeschallung und nutzt digitale Tools für Eure Prozesse!

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